Cuando iniciamos con nuestro emprendimiento, hay tareas que no tenemos contempladas y que surgen en el día a día tomando más tiempo del que imaginábamos. El sistematizar procesos nos permite reducir tiempo y costos. Te compartimos algunos pasos que puedes seguir para eficientar estas tareas y que tu gestión diaria sea más sencilla.
La finalidad de la sistematización es la de mantener una organización en procesos y tiempos, lo que por ende nos traerá mayor productividad. Estos son nuestros tips:
Primero prioriza qué actividades necesitan ser sistematizadas para que sean más eficientes, identifica cuánto tiempo te toma completar estas tareas, qué tan complejas son y cuántas personas dentro de tu empresa deben involucrarse en estos procesos. Al tener esto claro, podrás determinar en qué orden se debe sistematizar.
Después debes dividir estas actividades en pasos, así podrás manejarlo más fácilmente, además de analizar los detalles esenciales de estas tareas y optimizar cada parte del proceso.
Habrá tareas o procesos completos que al analizar a detalle cuánto tiempo, trabajo, o recursos te toman, descubras que hay mejores alternativas, tales como softwares especializados o incluso contratar a profesionales que las realicen. No te cierres a esta posibilidad, puesto que puede resultar mucho más eficiente, sobre todo a largo plazo.
Para aquellos procesos que no puedes delegar a un proveedor o automatizar por medio de un software, lo ideal es elaborar procedimientos; te puedes apoyar de líneas de templetes y calendarios. En ellos debes incluir cada paso y analizar cuánto tiempo te lleva completar cada tarea para poner fechas límite (ten especial cuidado en no sobrecargarte o sobrecargar a tu equipo con demasiadas actividades en muy poco tiempo), te recomendamos también analizar cómo se van realizando estos procesos y si en algún paso hay posibilidades de mejorar.
Es de vital importancia que durante la elaboración de estos procesos y sistematización de los mismos, pongas especial atención a la comunicación entre áreas, entre el equipo de trabajo y/o clientes, ya que la falta de comunicación efectiva es una de las situaciones que más comúnmente entorpece la sistematización.
Por último, analiza y monitorea qué tan efectivos son estos pasos, y modifica aquellos que detectes que pueden mejorarse. Este ejercicio es muy útil ya que también te permitirá entender cuáles son las actividades de cada integrante en tu empresa, e incluso te permite detectar si alguien desempeña tareas que no le corresponden o que otro elemento puede desarrollar con más facilidad.
Lo ideal es que llegues a un punto en el que puedas desarrollar esta sistematización en cada actividad de tu empresa, es lo que llamamos Manual de Procedimientos, esto te permite también definir las actividades en un puesto, entender cuando requerimos nuevos elementos y qué tareas desempeñarán, y si hay algún cambio en los empleados, que la persona que ingresa al puesto, tenga claro cuáles son las actividades que debe realizar, cómo se lleva a cabo y cómo se relacionan con los demás integrantes del equipo.
En CASE, podemos ayudarte a realizar un Manual de Procedimientos que resulte útil para ti, para tu equipo de trabajo y que te permitirá desarrollar procedimientos de manera totalmente eficiente, que derive a mediano plazo, en un crecimiento ordenado.